DECRETO 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Sección1 - Disposiciones Normativas
EmisorHacienda y Administracion Publica
Rango de LeyDecreto

DECRETO 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

En desarrollo de la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco, el Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco, viene a configurar un marco normalizador y homogeneizador de los Servicios de Archivo que asegure la adecuada conservación y difusión de la documentación integrante de dicho Patrimonio Documental. En cuanto al Sistema Nacional de Archivos, creado por la Ley 7/1990, de 3 de julio, el Decreto citado lo configura como la estructura adecuada para alcanzar la normalización y homogeneización mencionadas. Pues bien, el Sistema de Archivo de la Administración Pública de Comunidad Autónoma de Euskadi es parte integrante del Sistema Nacional, constituyendo un subsistema del mismo.

Del actuar de la Administración Pública deriva un patrimonio documental que constituye una parte esencial de la memoria histórica colectiva, al tiempo que informa la actuación pública de manera permanente, por lo que resulta importante prestar una especial atención al tratamiento, la custodia y la difusión de los documentos públicos.

El presente Decreto viene precisamente a organizar y normalizar el funcionamiento de los diferentes agentes intervinientes en la gestión documental pública, desde la perspectiva archivística, en el ámbito de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, determinando las funciones de cada uno, fijando los procedimientos de actuación y, en último término, garantizando la preservación del patrimonio documental de la Administración Pública.

Desde esta perspectiva, el objetivo principal del Sistema de Archivo de esta Administración Pública se concreta en la organización y conservación del patrimonio documental o conjunto integrado de fondos y documentos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi con el fin de asegurar una gestión eficaz de los documentos, que satisfaga las necesidades informativas de la gestión administrativa y de la toma de decisiones, garantizando la custodia de los derechos de las personas físicas y jurídicas, públicas y privadas, contenidos en los documentos y facilitando tanto el acceso y la consulta de los mismos por parte de los ciudadanos, como la información y los documentos necesarios para la investigación.

Los tres primeros Capítulos de la norma configuran la organización del Sistema, delimitan su ámbito y declaran los objetivos del mismo. En cuanto al entramado organizativo, cabe destacar la creación de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso de la Documentación que se convierte en pieza clave del funcionamiento del mismo. Esta Comisión centra su labor, entre otras cuestiones, en el proceso de determinación de los calendarios de conservación de la documentación. El apartado organizativo del Sistema se completa con el Capítulo IV, que trata de los medios personales y materiales del mismo, que constituyen el ineludible soporte físico e intelectual y cuya permanente adecuación será garantía para la consecución de los objetivos trazados.

El Capítulo V se dedica al tratamiento de la documentación en sus diferentes estados, adquiriendo especial relevancia los calendarios de conservación y los Programas de Documentos Vitales y de Prevención de Emergencias y Desastres, conducentes al aseguramiento del funcionamiento en situaciones de desastre.

El Capítulo VI se refiere al acceso a los documentos, armonizando adecuadamente este derecho con el necesario proteccionismo del patrimonio documental público.

Finalmente, las disposiciones adicionales se refieren a las particularidades que presentan los documentos generados tanto en el ámbito de las actividades policiales, como en el relativo a las actividades clínicas y sanitarias, para los cuales se establecen las necesarias previsiones derivadas de la normativa de aplicación pertinente. Asimismo, se procede a la modificación del Decreto 161/1998, de 21 de julio, por el que se determinan los servicios y actividades susceptibles de ser retribuidos mediante precios públicos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de sus Organismos Autónomos, mediante la inclusión de la expedición de copias simples de documentos o libros.

En su virtud, a propuesta de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, previa deliberación y aprobación del Consejo de Gobierno en su sesión celebrada el día 22 de julio de 2003

DISPONGO:

Capítulo I Disposiciones generales. Artículos 1 a 4
ARTÍCULO 1

¿ Objeto.

Es objeto del presente Decreto la regulación de la organización y el funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

ARTÍCULO 2

¿ Ámbito de aplicación.

El presente Decreto será de aplicación al conjunto de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi con el alcance y en los términos establecidos en el mismo.

ARTÍCULO 3

¿ Definiciones.

A los efectos del presente Decreto se establecen las siguientes definiciones:

¿ Se entiende por Sistema de Archivo, el conjunto de normas, órganos, centros y servicios, vinculados a la gestión de los archivos.

¿ Se entiende por documento de archivo, toda información registrada, independientemente de su forma y características, recibida, creada o conservada por una institución, entidad o individuo en el desempeño de sus funciones.

¿ Se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

¿ Se entiende por serie documental, el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.

¿ Se entiende por fondo de archivo, todo conjunto orgánico de documentos, conservado de manera organizada de forma que se garantice la difusión conveniente de su información.

¿ Se entiende por archivo, la instancia responsable del tratamiento técnico, difusión y conservación de los fondos documentales.

¿ Se entiende por ciclo de vida de los documentos, la agrupación de fases por las que atraviesa un documento: creación, mantenimiento, uso y eliminación o conservación definitiva.

¿ Se entiende por calendarios de conservación los instrumentos que identifican las series documentales y establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de conservación o destrucción y su accesibilidad.

ARTÍCULO 4

¿ Integración en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.

El Sistema de Archivo de la Administración Pública de la C.A.E. se integra en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi creado por la Ley 7/1990 de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco.

Capítulo II Organización y funciones Artículos 5 a 18
Sección I Órganos Gestores. Artículos 5 a 12
ARTÍCULO 5

¿ Organización y distribución de funciones.

Las actuaciones referidas al Sistema de Archivo se llevarán a cabo, de acuerdo a la distribución de funciones señalada en los artículos siguientes, por el Gobierno Vasco, por el Departamento de Hacienda y Administración Pública y por las distintas entidades integrantes de la Administración Institucional, con la asistencia del Órgano Asesor que se establece en el presente Decreto.

ARTÍCULO 6

¿ Gobierno Vasco.

Corresponde al Gobierno Vasco la planificación y definición del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi. En particular, le corresponde la aprobación del Plan de Archivos, así como sus revisiones y modificaciones, que deberán ajustarse a las orientaciones y directrices contenidas en el Plan de Intervención previsto en el artículo 34 del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco.

ARTÍCULO 7

¿ Departamento de Hacienda y Administración Pública.

  1. ¿ Corresponde al Departamento de Hacienda y Administración Pública la dirección del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, la coordinación del mismo y la supervisión de su aplicación. Con este objeto llevará a cabo las siguientes funciones:

    ¿ Elaboración del Plan de Archivos, sus revisiones y modificaciones, así como su seguimiento y evaluación.

    ¿ Establecimiento de la normativa técnica del sistema a cuyo efecto emitirá las correspondientes instrucciones y circulares que garanticen el correcto funcionamiento del mismo y la necesaria coordinación.

    ¿ El asesoramiento y apoyo precisos a los diferentes centros y organismos integrantes del Sistema, así como la coordinación e inspección de los mismos.

    ¿ Valoración de los resultados de la aplicación del sistema por parte de los Departamentos, Organismos Autónomos, Entes públicos de derecho privado y sociedades públicas. Elaboración de estudios de rendimiento y propuesta de medidas correctoras, sin perjuicio de la autonomía que corresponde a cada ente u organismo.

    ¿ Cualesquiera otras funciones referidas al Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi que no estén expresamente atribuidas a otro órgano o ente de la misma.

  2. ¿ El Departamento de Hacienda y Administración Pública ejercerá...

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