ORDEN de 28 de noviembre de 2014, del Consejero de Administración Pública y Justicia, de ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal del Departamento de Administración Pública y Justicia, del organismo Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) y del órgano Comisión Jurídica Asesora de Euskadi, adscritos a este Departemento.
| Sección | 1 - Disposiciones Normativas |
| Emisor | Departamento de AdministraciÓN PÚBlica y Justicia |
| Rango de Ley | Orden |
La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal tiene por propósito garantizar y proteger el honor y la intimidad de las personas físicas, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales registrados en soporte físico y a toda modalidad de uso posterior de esos datos por los sectores público y privado.
El artículo 4 de la Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos, en concordancia con el artículo 20.1 de la citada Ley Orgánica, dispone que la creación, modificación y supresión de ficheros de la Administración de la Comunidad Autónoma se realizará por orden del titular del departamento al que esté adscrito el fichero, la cual deberá contener todas las menciones exigidas por la legislación en vigor y será objeto de publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
La Orden de 15 de febrero de 2012, de la Consejera de Justicia y Administración Pública, de ficheros de datos de carácter personal adscritos al Departamento, crea, modifica y relaciona los ficheros automatizados de datos de carácter personal del Departamento.
Mediante el Decreto 20/2012, de 15 de diciembre, del Lehendakari, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos se creó el Departamento de Administración Pública y Justicia, integrado por los órganos y unidades de la Secretaría General de Coordinación de la extinta Presidencia del Gobierno (a excepción de la Dirección de Coordinación); por los órganos y unidades de las Viceconsejerías de Justicia, de Función Pública y de Régimen Jurídico del extinto Departamento de Interior, Justicia y Administración Pública; por las Direcciones de Innovación y Administración Electrónica y de Atención Ciudadana (ambas de la Viceconsejería de Administración Pública del extinto Departamento de Interior, Justicia y Administración Pública) y por la Dirección de Servicios del extinto Departamento de Interior, Justicia y Administración Pública.
La presente Orden tiene por finalidad contribuir a la seguridad jurídica, mediante la eliminación de la dispersión normativa con respecto a los ficheros automatizados de datos de carácter personal de este Departamento, del organismo Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea / Instituto Vasco de Administración Pública (HAEE/IVAP) y del órgano Comisión Jurídica Asesora de Euskadi, así como acomodar la regulación actual sobre tal materia a la modificación de la estructura departamental de la Administración General de nuestra comunidad autónoma derivada del Decreto 20/2012, de 15 de diciembre y del Decreto 188/2013, de 9 de abril, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Administración Pública y Justicia.
En su virtud,
Esta Orden tiene por objeto regular los ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal gestionados por el Departamento de Administración Pública y Justicia, así como por el organismo Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea / Instituto Vasco de Administración Pública (HAEE/IVAP) y el órgano Comisión Jurídica Asesora de Euskadi –adscritos ambos a este Departamento–, cuyo contenido se expresa en el anexo I «Relación de ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal».
Se crean los ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal del Departamento de Administración Pública y Justicia, del organismo Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea / Instituto Vasco de Administración Pública (HAEE/IVAP) y del órgano Comisión Jurídica Asesora de Euskadi (COJUAE) que se relacionan en el anexo II «Creación de ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal». Los ficheros relacionados figuran con su contenido completo en la relación de ficheros del anexo I.
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– Se modifican los ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal del Departamento de Administración Pública y Justicia y del organismo Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea / Instituto Vasco de Administración Pública (HAEE/IVAP) en los aspectos que se relacionan en el anexo III «Modificación de ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal».
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– Los ficheros modificados, con su contenido completo, se relacionan en el anexo I, a excepción de aquellos cuya modificación consista en que el órgano responsable del fichero pase a serlo un órgano adscrito a otro Departamento.
Se suprime el siguiente fichero automatizado que contiene datos de carácter personal del organismo Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea / Instituto Vasco de Administración Pública (HAEE/IVAP):
Lectores de la Biblioteca
, por su integración en el fichero «Gestión de Bibliotecas», regulado por la Orden de 28 de febrero de 2014 del Consejero de Hacienda y Finanzas de ficheros de datos de carácter personal del Departamento de Hacienda y Finanzas y de los organismos autónomos Euskal Estatístika Erakundea / Instituto Vasco de Estadística y Autoridad Vasca de la Competencia.
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– Sin perjuicio de las cesiones de datos que, en relación con cada fichero, se prevén en el anexo I «Relación de ficheros de datos de carácter personal» de la presente Orden, los datos incluidos en los mismos podrán ser cedidos, en el ámbito de la Administración Pública, para el cumplimiento de las funciones encomendadas por el ordenamiento jurídico para el ejercicio de competencias idénticas o que versen sobre las mismas materias.
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– Asimismo, pueden ser cedidos a los órganos y servicios de estadística de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y de otras Administraciones Públicas, al amparo de lo dispuesto en la Ley 4/1986, de 23 de abril, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Euskadi y en la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.
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– De conformidad con el artículo 11.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, los datos referidos pueden ser cedidos al Defensor del Pueblo, al Ministerio Fiscal y a los Jueces y Tribunales y al Tribunal de Cuentas, en el ejercicio de las funciones que tienen atribuidas.
Los titulares de los órganos responsables de cada fichero adoptarán las medidas necesarias que garanticen el uso de dichos ficheros para las finalidades para las que fueron creados y la seguridad de los datos de carácter personal, y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, así como las conducentes a hacer efectivas las garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en sus normas de desarrollo.
Quienes por cuenta del Departamento de Administración Pública y Justicia, del organismo Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea / Instituto Vasco de Administración Pública (HAEE/IVAP) y del órgano Comisión Jurídica Asesora de Euskadi, realicen alguna prestación de servicios que requiera el tratamiento automatizado de los datos de carácter personal gestionados por aquellos, deberán hacerlo siguiendo fielmente las instrucciones del responsable del fichero. Así se hará constar en el contrato que al objeto se formalice, no pudiendo aplicar o utilizar dichos datos con otra finalidad, ni comunicarlos a otras personas, ni siquiera para su conservación, tal y como se dispone en el artículo 12 de la LO 15/1999.
A la entrada en vigor de la presente Orden, quedan expresamente derogadas la Orden de 15 de febrero de 2012, de la Consejera de Justicia y Administración Pública, de ficheros de datos de carácter personal adscritos al Departamento y el «anexo III. Ficheros de Datos de Carácter Personal. Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP)» de la Orden de 2 de marzo de 2004, de la Vicepresidenta del Gobierno y Consejera de Hacienda y Administración Pública, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal de la Vicepresidencia del Gobierno, del Departamento de Hacienda y Administración Pública y los Organismos Autónomos adscritos al mismo, y cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en la misma.
Por la Dirección de Servicios se notificará al Registro de la Agencia Vasca de Protección de Datos la creación, modificación y supresión de los ficheros y solicitará la inscripción de los mismos en dicho Registro.
La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
En Vitoria-Gasteiz, a 28 de noviembre de 2014.
El Consejero de Administración Pública y Justicia,
JOSU IÑAKI ERCORECA GERVASIO.
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Finalidad y usos previstos:
Extracción y consulta de información sobre personal adscrito al Departamento de Administración Pública y Justicia.
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Personas o colectivos origen de los datos:
Personal adscrito al Departamento de Administración Pública y Justicia.
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Procedencia y procedimiento de recogida de los datos:
Procedencia: el propio interesado.
Procedimiento de recogida: formularios.
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Estructura básica del fichero y descripción de los tipos de datos de carácter personal:
– Datos identificativos (CI).
– Características personales (CP).
– Circunstancias...
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