ORDEN de 27 de septiembre de 2016, del Consejero de Administración Pública y Justicia y del Consejero de Hacienda y Finanzas, por la que se aprueba la política de gestión de documentos electrónicos del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
| Sección | 1 - Disposiciones Normativas |
| Emisor | Departamento de Hacienda y Finanzas |
| Rango de Ley | Orden |
La Comunidad Autónoma de Euskadi aprobó el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica, que regula los medios electrónicos necesarios para que las relaciones entre la ciudadanía y la Administración sean seguras, ágiles y con plenas garantías jurídicas. Dicho Decreto se aprobó tomando como referencia la Ley 11/2007, de 23 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y el marco normativo que la desarrolla.
El Decreto de Administración Electrónica establece, en su artículo 42, que la Administración aprobará y publicará su política de gestión de documentos electrónicos y que esta cumplirá los requisitos establecidos en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad y sus normas de desarrollo. Asimismo, dicho artículo dispone que esta política incluya directrices para la asignación de responsabilidades y la definición de los programas, procesos y controles de gestión de documentos y administración de los repositorios electrónicos.
El Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la Administración Electrónica se regulan respectivamente en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, aprobados en desarrollo de la Ley 11/2007. El primero tiene como finalidad la creación de las condiciones necesarias de confianza en el uso de los medios electrónicos y el segundo las que garanticen el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las administraciones públicas.
La disposición adicional primera del Real Decreto 4/2010 prevé la existencia de una serie de normas técnicas de interoperabilidad de obligado cumplimiento por parte de las administraciones públicas, entre las cuales se encuentra la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de Documentos electrónicos, aprobada por Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, que tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.
La Norma Técnica de Interoperabilidad señala en su apartado III 2 que la política de gestión de documentos electrónicos (PGDE) se integrará en el marco general de gestión de documentos y en el contexto de cada organización junto con el resto de políticas implantadas para el desempeño de sus actividades.
En la Administración Publica de la CAE el marco de gestión de documentos está formado, entre otros, por el Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, por la Orden de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública del reglamento del sistema de archivo y por la Orden de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, sobre el procedimiento para la identificación y valoración documental y el funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso al Documento- COVASAD.
En este mismo sentido y con carácter sectorial existen en la CAE ámbitos de regulación de esta materia en la gestión documental referidos a seguridad, sanidad y hacienda, destacando en este último caso por su desarrollo y detalle la gestión de los documentos contables. A todos ellos viene a unirse esta nueva regulación que viene a establecer un marco general que no contradice las especificidades de cada sector aludido.
Desde el 2 de octubre de 2016 el marco normativo de regulación del acceso de la ciudadanía a los servicios de las Administraciones Públicas por medios electrónicos lo constituye la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, de carácter básico y por ello vinculante para el sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi. Esta ley dispone que el procedimiento administrativo debe ser exclusivamente electrónico y promueve la relación de la ciudadanía con las Administraciones Públicas por tales medios electrónicos. Es por ello que establece requisitos de obligado cumplimiento en lo concerniente a registros, sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas, emisión y archivo de documentos electrónicos por las Administraciones Públicas, y validez y eficacia de las copias realizadas por las mismas. Asimismo, la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, también de carácter básico, en el Capítulo V de su Título Preliminar recoge todo lo relativo al funcionamiento electrónico del sector público, con las normas hasta la fecha contenidas en la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos.
Además del artículo 42 del mencionado Decreto 21/2012, mediante esta Orden se desarrollan sus artículos 43 y 47. El desarrollo del primero consiste en determinar los órganos competentes para expedir copias electrónicas auténticas. El del segundo, en establecer las condiciones en que podrán destruirse los documentos originales en papel de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas.
En definitiva, la Política de Gestión de documentos electrónicos que recoge esta Orden toma como base la regulación contenida en las citadas normativas y las desarrolla para adaptarlas, por un lado, a lo específico del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, y, por otro, a lo particular de los documentos electrónicos.
Por lo expuesto, en uso de las competencias atribuidas en el Decreto 188/2013, de 9 de abril, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Administración Pública y Justicia y en el Decreto 192/2013, de 9 de abril, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Hacienda y Finanzas, mediante la presente Orden,
La presente regulación se establece sin perjuicio de las normas generales y específicas vigentes de gestión de archivos.
En todo aquello no previsto expresamente por la presente Orden, serán de aplicación las normas contenidas en el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad, y en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad, ambos en el ámbito de la Administración Electrónica.
La presente política de gestión de documentos electrónicos entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco. Su texto íntegro se dará asimismo a conocer en la Sede Electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
En Vitoria-Gasteiz, a 27 de septiembre de 2016.
El Consejero de Administración Pública y Justicia,
JOSU IÑAKI ERKOREKA GERVASIO.
El Consejero de Hacienda y Finanzas,
RICARDO GATZAGAETXEBARRIA BASTIDA.
-
– Objeto, finalidad y marco de integración.
La presente política de gestión de documentos electrónicos (PGDE):
-
– Tiene por objeto establecer el conjunto de criterios a aplicar en relación con la gestión de los documentos y expedientes electrónicos producidos o custodiados por las entidades integrantes del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, garantizando su autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.
-
– Tiene por finalidad garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos necesarios para asegurar la gestión, recuperación y conservación de los documentos y expedientes electrónicos en el ámbito del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi.
-
– Se integra en el marco general de gestión de documentos de sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, con independencia de su soporte material, y con la Política de Seguridad y, en especial, con el Manual de Seguridad para el mantenimiento de la seguridad de la información de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y sus Organismos Autónomos en el entorno de las aplicaciones informáticas que sirven de soporte a la tramitación telemática.
-
– Ámbito de aplicación.
La PGDE contenida en esta Orden se aplicará:
-
A la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi, a sus organismos autónomos y al resto de entidades de derecho público vinculadas o dependientes de la misma.
-
A los entes públicos de derecho privado y demás entidades integrantes del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi, en las actividades que desarrollen con sujeción al derecho público.
A los efectos de esta PGDE se entiende por Administración los órganos y entidades a que se refieren los apartados a) y b) anteriores.
-
-
– Funciones y responsabilidades.
Las funciones y los actores involucrados en la gestión de documentos se...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba